Birim Yöneticisi Kılavuzu

Birim yöneticisi yayın ve başvuru süreçlerinin göstergelerini izler. İndirdiği CSV dosyalarında kişisel veriler maskelidir.

Panelde Raporlar ekranını ve Yayına hazırlık işlerini görürsünüz. Yayına hazırlık işlerini yalnız görüntülersiniz.

Editör bir başvuruyu kabul ettiğinde Editörlük → Yayına hazırlık ekranında eser için bir iş kendiliğinden açılır. İşin kontrol listesinde redaksiyon, dizgi, kapak, prova ve yazar onayı, metadata kontrolü, kimlikler, lisans ve erişim ile son onay görevleri bulunur. Yayın koordinatörü görevleri dağıtır, prova ve son dosyaları yükler ve provayı yazarla paylaşır.

Kontrol listesi tamamlanınca eser yayın ayarlarıyla kataloğa alınır. Kayıt hemen yayımlanır ya da katalog editörlerinin son kontrolü için taslak kalır. Yayına alma editoryal bir karar olduğu için katalogdaki editör onayı kuralı bu adımı kapsamaz.

Editörler ve Birim yöneticisi işleri yalnız görüntüler. İşin durumları İş Durumları konusunda anlatılır.

Editörlük → Yayına hazırlık ekranı kabul edilen eserlerin yayına hazırlık işlerini bir pano olarak gösterir. Rolünüz bir dergi için verildiyse yalnız o derginin işlerini görürsünüz.

Sütunlar

İşler durumlarına göre dört sütunda listelenir. Her sütunun başında iş sayısı yazar ve sayılar seçtiğiniz süzgeçlere uyar. Yayımlandı sütunu en son kataloğa alınan işleri gösterir. Sütunun altındaki düğme öncekileri de getirir.

Durumların ayrıntısı İş Durumları konusundadır.

Kartlar

Her kartta başvuru numarası, eserin türü, başlığı ve dergisi görünür. Kartın ilerleme çubuğu tamamlanan görevleri sayar. Altında açık zorunlu görevlerin sayısı ya da Zorunlu görevler tamam yazar. Kartın alt satırında üretim sorumlusu ve planlanan yayın tarihi bulunur. Geciken iş Gecikmiş işaretini taşır.

Süzgeçler

• Ara kutusu başvuru numarasında ve başlıkta arar.
• Bana atananlar üretim sorumlusu olduğunuz ya da size açık bir görev atanmış işleri gösterir.
• Gecikenler son tarihi geçmiş bir görevi olan ya da planlanan yayın tarihi geçtiği hâlde yayımlanmamış işleri gösterir.
• İptal edilenleri göster iptal edilen işleri panonun altında ayrı bir bölümde listeler. En son iptal edilenler önce gelir.

İş aç

İşler editörün kabul kararıyla kendiliğinden açılır. Kabul edilmiş bir başvurunun işi açılmamışsa İş aç düğmesini kullanın. Düğme yayına hazırlığı yönetme yetkisi olanlara görünür. Adımlar İş Planlama konusundadır.

Bir işi panodan açtığınızda başlıkta eserin adı, başvuru numarası, türü, dergisi, üretim sorumlusu, planlanan yayın tarihi ve kabul tarihi görünür. Üretim yetkiniz yoksa sayfayı yalnız görüntülersiniz ve bunu söyleyen bir not çıkar. Üretim sorumlusunun hesabı kapatıldıysa adının yanında Hesap kapalı etiketi görünür ve sorumluya gidecek bildirimleri yayın koordinatörleri alır.

Üst düğmeler

• Başvuruyu aç başvurunun editör sayfasını açar ve editör kuyruğunu görebilenlere görünür.
• Katalog kaydını aç iş yayına alındıktan sonra katalog kaydını açar.
• Yayına al yayına alma penceresini açar. Yayını engelleyen bir kalem varken düğmeye basılamaz.

Kartlar

Ekranın kuralları

• Yayımlanan ve iptal edilen işte görevler ve ayarlar değiştirilemez. Değişiklik için işi yeniden açın.
• İptal edilen işe dosya yüklenmez.
• Görev atanan kişi üretim yetkisi olmasa da kendi görevinin durumunu ve notunu değiştirebilir.
• Virüs taraması süren dosya varken sayfa kendini birkaç saniyede bir yeniler.

Adımlar İş Planlama, Görev Yönetimi, Dosya ve Prova, Yayın Ayarları ve Yayına Alma konularındadır.

Bir işin durumu elle seçilmez. Durum kontrol listesindeki görevlere göre kendiliğinden değişir. Yalnız yayına alma, iptal ve yeniden açma durumu doğrudan değiştirir. Böylece panodaki her sütun işin gerçekte nerede olduğunu gösterir.

Geciken iş

Son tarihi geçmiş bir görev hâlâ açıksa iş geciken sayılır. Tamamlanan ve atlanan görevler bu sayıma girmez. Planlanan yayın tarihi geçtiği hâlde yayımlanmayan iş de geciken sayılır. Geciken iş panoda işaretlenir ve Gecikenler süzgecinde listelenir.

İşi kim değiştirir

Yayın koordinatörü işin bütün ayarlarını değiştirir ve eseri yayına alır. Editörler ve Birim yöneticisi işi yalnız görüntüler. Görev atanan kişi kendi görevinin durumunu ve notunu değiştirebilir.

Yayına alma adımları Yayına Alma, iptal ve yeniden açma İş İptali ve Yeniden Açma konusundadır.

İşler editörün kabul kararıyla kendiliğinden açılır. İş aç düğmesi yalnız kendiliğinden açılmamış işler içindir ve yayına hazırlığı yönetme yetkisi olanlara görünür. Bu yetki Yayın koordinatörü ve Sistem yöneticisi rollerindedir.

Yetkiniz yok

Editörler ve Birim yöneticisi panoyu yalnız görüntüler. Kabul edilmiş bir eserin işi panoda yoksa Yayın koordinatörü rolündeki bir kişiye ya da sistem yöneticinize haber verin.

Pencerede başvuru yok

Pencere yalnız yetki alanınızdaki, kabul edilmiş ve işi olmayan başvuruları listeler. Böyle bir başvuru yoksa pencerede Kabul edilmiş başvuru bulunamadı. yazar. İşi iptal edilmiş bir başvuru da listede çıkmaz, çünkü başvurunun bir işi vardır. İptal edilen işi panodaki İptal edilenleri göster düğmesiyle bulun ve yeniden açın.

Yayına al düğmesi işin durumuna, kontrol listesine ve yetkinize bağlıdır. Aşağıdaki nedenleri sırayla kontrol edin.

Yayını engelleyen kalem var

Düğme pasifse Yayın kontrol listesi kartındaki Yayını engelleyenler listesine bakın ve her kalemi tamamlayın. Ayrıntı Yayına Alma konusundadır.

İş yayımlandı ya da iptal edildi

Yayımlanan ve iptal edilen işte düğme görünmez. Düzeltme için işi yeniden açın.

Yetkiniz yok

Yayına alma ayrı bir yetki ister (Kabul edilen eserleri kataloğa yayına almak). Editörler ve Birim yöneticisi işi yalnız görüntüler.

Kontrol tamam ama yayına alma başarısız

Kontrol et düğmesi katalog kurallarını da dener ve sorunları kartta listeler. Yayına alma penceresinde hata çıkarsa pencere engelleri tek tek yazar.

ISBN'i Kültür ve Turizm Bakanlığının Yayın Standartları ve Derleme Bilgi Sistemi verir. Başvuruyu kurumun Bakanlık sisteminde yetkili kişisi kendi e-Devlet girişiyle yapar. JournTech hiçbir başvuruyu sizin adınıza göndermez. Başvurunun bilgilerini toplar, yayın kuruluna onaylatır, Bakanlık adımlarını ve gelen numarayı kaydeder.

Talepler Editörlük → ISBN ve derleme ekranında yürür. Talebi Yayın koordinatörü hazırlar ve Yayın kurulu onaylar. Bakanlık formu talep sayfasındaki kopya sayfasıyla elle ya da kurumun kurduğu tarayıcı eklentisiyle doldurulur.

Numara alındıktan sonra kapak için barkod ve künye hazırlanır. Basım tarihi girilince 15 günlük yasal derleme süresi başlar ve JournTech derleme adımlarını izler. Yaklaşan ve geciken işler için hatırlatma gider. Sürecin bütünü ISBN Süreci konusundadır.

Editörlük → ISBN ve derleme ekranı ISBN taleplerini, yayın kurulu onayını, Bakanlık adımlarını, basımları ve yasal derlemeyi bir arada izler.

Durum süzgeçleri

Listenin üstündeki düğmeler talepleri durumlarına göre süzer ve her durumun sayısını gösterir. Birden çok durum birlikte seçilebilir.

Arama ve süzgeçler

• Ara kutusu eser adında, başvuru numarasında ve ISBN'de arar. ISBN için en az 4 rakam yazın.
• Biçim listesi talepleri Basılı, PDF, EPUB ve Diğer biçimlerine göre ayırır.
• Talep yılı alanı talebin açıldığı yıla göre süzer.

Süzgeçler adres çubuğunda kalır.

Sütunlar

Yan kartlar

Yaklaşan ve geciken yükümlülükler kartı onayları, Bakanlık adımlarını, basım tarihlerini, bandrol ve derleme sürelerini son tarihe göre sıralar. Gecikenler en üsttedir ve her satır ilgili talebi açar. Yıllık rapor (Excel) kartı seçilen yılın çalışma kitabını indirir.

Yeni talep

Yeni ISBN talebi düğmesi ISBN işlemlerini yürütenlere görünür. Adımlar ISBN Talebi Hazırlama konusundadır.

Talep sayfasının başlığında eser adı, durum, biçim ve baskı, alınan ISBN ve Bakanlık başvuru numarası görünür. Başlığın altındaki satır sıradaki adımı ve o adımı kimin yapacağını söyler. Katalog kaydına bağlı talepte Katalog kaydı düğmesi kaydı açar.

Uyarılar

Sayfanın üstündeki uyarılar şu durumları gösterir:

• Yayın kurulu talebi ya da Bakanlık başvuruyu gerekçesiyle geri gönderdi.
• Talep iptal edildi.
• Yayıncı sertifikası girilmedi ya da süresi doldu.
• Bakanlık yetkilileri listelenmedi.
• ISBN aralık dosyası henüz alınmadı.
• ISBN aralık dosyası üç haftadan uzun süredir yenilenmedi ve talebin numarasını tanımıyor.

İşlem düğmeleri

Düğmeler talebin durumuna ve yetkinize göre görünür.

Beklenen bir düğme görünmüyorsa nedeni düğmelerin altında yazar. Örneğin talebi siz hazırladıysanız onayı yayın kurulunun başka bir üyesinin vermesi gerektiği yazar.

Kartlar

Elektronik yayında basımlar kartının adı Yayım ve EYDeS olur. Kartların sırası talebin durumuna göre değişir. Örneğin başvuruya hazır talepte kopya sayfası formun üstüne gelir.

Sürecin bütünü ISBN Süreci konusundadır.

ISBN alınan talepte Barkod ve künye kartı kapak için EAN-13 barkodunu ve kitabın künyesini (telif sayfası) hazırlar.

Barkod

1. Talebin Barkod ve künye kartında SVG indir ya da PDF indir düğmesine basın.
2. Dosyayı kapak tasarımcısına verin.

Barkod gerçek boyuttadır ve yaklaşık 37 × 32 mm yer tutar. Barkodu küçültmeyin.

Künye

1. Kartın Künye bölümündeki metni kontrol edin.
2. Künyeyi kopyala düğmesiyle metni kopyalayın ya da yanındaki PDF indir düğmesiyle künyeyi PDF olarak indirin.

Künyede şunlar bulunur:

• Eser adı ve alt adı, yazarlar ve emeği geçenler
• Yayınevinin adı ve yayıncı sertifika numarası
• Yayın kurulu kararının tarihi ve sayısı
• ISBN ve aynı baskının diğer biçimlerinin numaraları
• Baskı ve basım bilgisi, matbaa ve matbaa sertifika numarası
• Yayın yeri ve yılı
• Açık lisanslı kitapta lisans cümlesi, diğer kitaplarda telif satırı

Yayınevinin bilgileri Site ayarlarından, baskı, basım ve matbaa bilgileri talepten gelir.

Tireli yazım

Numaranın tireleri Uluslararası ISBN Ajansının aralık dosyasına göre konur. Dosya henüz alınmadıysa barkodda ve künyede numaranın 13 hanesi tiresiz yazılır ve kart bunu bir uyarıyla söyler. Dosya üç haftadan uzun süredir yenilenmediyse ve numarayı tanımıyorsa da aynısı olur. Yanlış yerden bölünmüş numara bu yüzden basılmaz. Basıma göndermeden önce dosyanın alınmasını ya da yenilenmesini bekleyin veya tireleri Bakanlık ekranındaki gibi elle düzeltin.

Yıllık rapor bir yılın ISBN taleplerini ve derleme adımlarını tek bir Excel çalışma kitabında verir.

1. Editörlük → ISBN ve derleme ekranının yanındaki Yıllık rapor (Excel) kartında Yıl listesinden yılı seçin.
2. Kartın indirme düğmesine basın. Düğmenin adı seçtiğiniz yılı taşır.

Rapor iptal edilmemiş talepleri içerir. Seçilen yıl açılan, o yıl numara alan ya da o yıl basımı yapılan talepler rapora girer. Her basım ayrı bir satırdır ve basıldığı yılın raporunda yer alır. Önceki bir yıl açılan bir kitabın yeni basımı bu yüzden basıldığı yılın raporundadır. Basım tarihi girilmemiş bir basım talebin açıldığı ya da numara aldığı yılın raporunda görünür. O yıl basımı olmayan bir talep tek satırdır ve basım sütunları boş kalır. Sütunlar şunlardır:

Değeri =, +, - ya da @ ile başlayan hücreler metin olarak yazılır ve Excel'de formül gibi çalışmaz.

ISBN'i Kültür ve Turizm Bakanlığının Yayın Standartları ve Derleme Bilgi Sistemi (ekygm.gov.tr) verir. Bakanlığın dışarıya açık bir servisi yoktur. Bu yüzden başvuruyu kurumun Bakanlık sisteminde yetkili kişisi kendi e-Devlet girişiyle yapar. JournTech başvurunun bilgilerini toplar ve talebi onaylatır. Bakanlık adımlarını ve gelen numarayı kaydeder, basımı ve derlemeyi izler ve süreler dolmadan hatırlatır. JournTech hiçbir başvuruyu sizin adınıza göndermez.

Bir talebin yolu

Yayın kurulu talebi geri gönderirse ya da Bakanlık başvuruyu geri çevirirse talep gerekçesiyle birlikte taslağa döner ve yeniden onaya gider. Aynı ISBN ile yapılan yeni basımın basım tarihi girilince talep yeniden Basıldı olur ve o basımın derlemesi bitince yeniden tamamlanır.

Bakanlık yetkilisi

Bakanlık yetkilisi kurum adına Bakanlık sisteminde işlem yapan kişidir. Site ayarlarında yetkililer listelendiyse Bakanlık adımlarını yalnız onlar kaydeder. Liste boşsa ISBN işlemlerini yürüten Yayın koordinatörü bu adımları da kaydeder. Liste Yayınevi Ayarları konusunda anlatılır.

Onay ve dört göz ilkesi

Bakanlık başvurusu kurumun adına yapılır ve alınan numara katalog kaydına yazılır. Bu yüzden talebi hazırlayan kişi onu kendisi onaylamaz ve onayı yayın kurulunun başka bir üyesi verir. Kuralın ayrıntısı Dört Göz İlkesi konusundadır.

Yasal derleme

Basılı kitabın altı bandrollü nüshası basımdan sonraki 15 gün içinde derleme birimine teslim edilir ve elektronik kopyası EYDeS'e yüklenir. E-kitapların derlemesi yalnız EYDeS'tir. Adımlar Derleme Takibi konusundadır.

Raporlar Yönetim → Raporlar ekranındadır. Ekran başvuru akışını, yayınları, erişim sayılarını, kamu sitesindeki ve yardımdaki aramaları ve geciken işleri sekmelerde gösterir.

İndirilen CSV dosyalarında kişisel veriler maskelenir. Maskesiz indirmek için ayrı bir yetki gerekir ve bu yetki yalnız Sistem yöneticisi rolündedir. Her indirme denetim kaydına yazılır.

Yönetim → Raporlar ekranı yayın, başvuru, erişim ve arama göstergelerini sekmelerde gösterir. Ekranı rapor yetkisi platformun tamamı için verilmiş kişiler açar. Rolü tek bir dergi için verilmiş Baş editör bu ekranı görmez.

Sekmeler

Kabul oranı karar verilen başvurular içinden hesaplanır. Erişim sayılarında botlar ayıklanır ve IP adresi saklanmaz. Arama ve yardım sorguları kullanıcı ya da IP bilgisi tutulmadan sayılır. Paneldeki genel arama yardım aramalarına sayılmaz. Bazı grafiklerin Tablo düğmesi aynı veriyi tablo olarak gösterir.

Hareketsiz başvurular listesi gönderilmiş, ön incelemedeki ya da revizyonu gönderilmiş olup 14 günden uzun süredir işlem görmeyen başvuruları gösterir. Kendi yazarı olduğunuz başvurular Gecikenler sekmesinde yer almaz.

Süzgeçler

Dönem listesinde Tüm zamanlar, Son 30 gün, Son 90 gün, Bu yıl ve Özel aralık seçenekleri bulunur. Süzgeçler adres çubuğunda kalır.

CSV indirme

İndirilen dosya ekrandaki süzgeçlere uyar. Raporları Birim yöneticisi ve Sistem yöneticisi indirebilir. Dosyalardaki kişisel veriler maskelenir. Maskesiz indirme yetkisi yalnız Sistem yöneticisi rolündedir. Düğmenin altındaki Kişisel veriler maskelenir notu dosyanın maskeli olacağını gösterir. Gecikenler sekmesindeki adlar ve e-postalar da ekranda aynı kurala göre maskelenir.

Her indirme denetim kaydına yazılır. Yetkisi olmadan bir raporu açmaya çalışan kişinin denemesi de denetim kaydına yazılır.